Viele Probleme, die wir als Wander- und Trekkingführer auf unseren Reisen haben, sind schon in der Ausschreibung angelegt. Schlecht informierte Gäste sind immer ein potentielles Risiko, wenn man einen reibungslosen und erlebnisreichen Ablauf für alle organisieren will. Außerdem ist es wichtig, dass man bei Gefährdung anderer Teilnehmer oder deren Urlaubsfreude, oder bei Gefährdung der entsprechenden Person selbst, auch mal jemanden von der Wanderung ausschließen kann. Und auch das sollte vorher bekannt sein!
Ausschreibung ist Vertragsgrundlage
Nun ist für den Veranstalter auch eine Ausschreibung wichtig, die die Gäste nicht abschreckt, sondern eher anlockt. Gleichzeitig sollten die Anforderungen realistisch eingeschätzt werden können. Es ist nicht immer ganz leicht, diese Balance gut hin zu bekommen. Leider gibt es keine absoluten Kriterien und es kommt immer darauf an, die richtigen Formulierungen zu finden, und die müssen dann auch vom Gast noch richtig interpretiert werden.
Das Ganze funktioniert natürlich auch nur dann gut, wenn die Gäste die Ausschreibung konzentriert und ohne feste Vorannahmen lesen. Erfahrungsgemäß sind die im Kopf schon vorhandenen Bilder einer Reise durch die Ausschreibung nur schwer zu korrigieren.
Und ganz fatal wird es, wenn die Ausschreibung gar nicht voll umfänglich zur Kenntnis genommen wird. Manchmal bleibt nur das Reiseziel selbst hängen. Der Leser sieht dann nur „Mallorca“, übersieht aber, dass es sich um eine anspruchsvolle Trekkingtour handelt, für die Trittsicherheit und Schwindelfreiheit erforderlich ist. Ja, auch das gibt es nicht so selten!
Die Ausschreibung ist das Fundament einer guten Tour
Die Erfahrung lehrt, dass man sich mit einer guten Ausschreibung viel Ärger auf der Reise oder der Tageswanderung sparen kann. Bei meinen Reisen versuche ich, die Gäste möglichst gut im Vorfeld zu informieren. Im Folgenden gebe ich Euch nun ein paar Stichworte von Daten, die – je nach Fall und Tour – in die Ausschreibung gehören.
Titel
Aussagekräftiger Reisetitel oder Titel der Wanderung. Klar und unmissverständlich! Z.B.: „Anspruchsvolles Bergwandern am Watzmann“ statt „Der Watzmann ruft!“.
Reisetage, Dauer der Wanderung
Anzahl der Tage, die man zusammen unterwegs ist, Anreisedatum (Abreisezeit) und Rückreisedatum (Ankunftszeit). Die Reise beginnt am xy und endet am xy. Am besten Datum und Wochentag angeben.
Bei Tagestouren Dauer der Wanderung angeben, reine Gehzeit und gesamter Zeitaufwand incl. Pausen.
Anforderungen an den Wanderer
Durchschnittliche Gehzeiten pro Tag, Höhenmeter rauf und runter. Die Höhenmeter sollten am besten akkumuliert sein. Andernfalls sollte es die Info geben, dass nur die Höhenunterschiede zwischen höchstem und niedrigsten Punkt angegeben sind.
Wegbeschaffenheit, Trittsicherheit und Schwindelfreiheit erforderlich? Ggf. Beispielfotos?
Ablaufplan
Hier stellt man das Programm Tag für Tag vor. Welche Wanderung, Route, wie lange, Anforderungen etc.
Bei Tagestouren schreibt man so etwas wie: Wir wandern von … über … nach …
Preis
Der Reisepreis ist der Grundpreis plus Zuschläge für Einzelzimmer, Zimmer mit Balkon, Bahnticket … o.ä.
Kosten, die der Teilnehmer selbst trägt, sollten auch aufgeführt werden: Z.B. Mittagessen, Eintritte für fakultative Programmelemente, Getränke, Seilbahnkosten …
Leistungen, Übernachtung, Verpflegung
Der Leistungsblock gibt Auskunft darüber, was genau im Reisepreis enthalten ist. Nur mit diesen Infos kann der Teilnehmer abschätzen, wie teuer die Reise letztendlich wirklich wird.
Zu den im Preis enthaltenen Leistungen können gehören:
Anreise: Flug, Bahn, Abholung zum Hotel …
Transfers vor Ort: Bustransfers zu den Ausgangspunkte der Wanderungen? Charterbus? Linienbus? Taxi? …
Verpflegung? Vollpension, Halbpension, Übernachtung/Frühstück, nur Übernachtung?
Einkehrmöglichkeiten unterwegs?
Rucksackverpflegung? Lunchpaket? Picknick?
Übernachtung? Standard? Ausstattung?
Teilnehmerzahl
Die Mindest-Teilnehmerzahl wird definiert, um die Tour oder Reise bei zu wenigen Anmeldungen auch absagen zu können. Die Höchstteilnehmerzahl oder maximale Teilnehmerzahl garantiert den Teilnehmern, dass sie nicht mit zu großen Gruppen wandern müssen. Dazu braucht es folgende Infos:
Mindestteilnehmerzahl = ??
Maximale Teilnehmerzahl = ??
Bei Nichterreichen der MinTNZ erfolgt die Absage der Tour bis ?? Tage vor Abreise.
Anreisedaten und Procedere
Anreiseart: Bus? Bahn? Flug? Private PKW? Im Programm enthalten? Individuell?
Treffzeit und Treffpunkt: z.B. „4:00 Uhr morgens“ statt „4:00 Uhr“. Eindeutige Beschreibung des Treffpunkts (z.B. Adresse). „am Blumenladen am Osteingang des Bahnhofs“ ist besser als „am Bahnhof“.
Bahnverbindungen, Flugzeiten etc.
Einschränkungen
Folgende Passagen sollten, sofern zutreffend, auch in der Ausschreibung erscheinen:
Bei ungünstigen Bedingungen oder aus organisatorischen Gründen kann der Wanderführer das Programm jederzeit ändern.
Teilnehmer, die den Anforderungen der Ausschreibung nicht gewachsen sind, können von der Reise oder der Wanderung ausgeschlossen werden.
Flugzeitenänderungen durch die Fluggesellschaft sind jederzeit möglich.
Veranstalter
Wer steht rechtlich für die Reise oder Wanderung? DAV Sektion XY? Reiseveranstalter? Korrekte Bezeichnung mit Gesellschaftsform angeben (e.V., GmbH …). Hinter „DAV“ kann sich z.B. die DAV Summit Club GmbH, der DAV Hauptverband oder eine örtliche Sektion des DAV verbergen.
Teilnahmebedingungen
In die AGB oder die Teilnahmebedingungen gehören mindestens folgende Themen:
Hinweis auf Anforderungen an den Teilnehmer.
Wie erfolgt die Anmeldung?
Zahlungsmodalitäten. Hinweis auf Anzahlungen und Restzahlungen
Stornogebühren und Fristen bei Absage durch den Teilnehmer.
Bedingungen, Fristen und Modalitäten bei Absage durch den Veranstalter.
Anmeldung, Information
Wo und wie kann man sich anmelden?
Wer ist der Ansprechpartner vor der Reise?
Gibt es einen Anmeldeschluss?
Der Anmeldeschluss ist in der Ausschreibung wichtig, wenn Kontingente (Zimmer, Transport) zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgegeben werden müssen oder wenn Stornoregelungen (z.B. bei Vereinen) davon abhängen.
Fotos
Auch die Rolle der Fotos in der Ausschreibung gilt es zu bedenken. Sie sollten dem potentiellen Teilnehmer ein realistisches Bild von dem vermitteln, was auf ihn zu kommt. Für moderate Bergwanderungen sollten also keine ausgesetzten steilen Pfade durch Felswände abgebildet werden – sie das Foto auch noch so schön. Und bei anspruchsvollen Touren im alpinen Gelände sollte sich das Anforderungsprofil der Route schon im Foto erahnen lassen!
Übrigens …
Mit einer guten Ausschreibung ist es noch nicht getan. Der zweite Sockel einer gelungenen Wanderung oder Wanderreise ist die – siehe dort – Tourenplanung!