Der Beruf des Trekking-Guides in Deutschland ist für viele ein Traum. Man stellt sich vor, wie man Gruppen durch die atemberaubenden Landschaften der Alpen, des Harzes oder des Schwarzwaldes führt, sein Wissen über Flora und Fauna teilt und die Liebe zur Natur weitergibt.
Doch abseits der Berggipfel und Waldwege wartet eine oft übersehene Realität: der Schreibtisch. Als selbstständiger Trekking-Guide sind Sie nicht nur Abenteurer, sondern auch Unternehmer. Und das bedeutet unweigerlich, dass Sie sich mit einem Thema auseinandersetzen müssen, das weniger aufregend klingt, aber für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist: die Buchhaltung.
Die Grundlagen der Buchhaltung für Trekking-Guides
Für die meisten selbstständigen Trekking-Guides in Deutschland ist die gute Nachricht: Die Buchhaltung kann zu Beginn relativ einfach gestaltet werden. In der Regel müssen Sie nicht sofort mit der komplexen doppelten Buchführung starten. Stattdessen ist die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) die Methode der Wahl.
Dies ist die einfachste Methode, um Ihren Gewinn oder Verlust zu ermitteln und wird oft für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende wie Trekking-Guides akzeptiert. Das Prinzip ist denkbar einfach und folgt einer klaren Formel: Ihr Gewinn (oder Verlust) ergibt sich aus der Summe all Ihrer Einnahmen abzüglich der Summe all Ihrer Betriebsausgaben. Die Formel lautet: Gewinn/Verlust = Gesamteinnahmen – Gesamtausgaben. Sie müssen also keine komplizierten Bilanzen erstellen, sondern „nur“ eine detaillierte Aufstellung Ihrer Einnahmen und Ausgaben führen.
Diese Form der Buchhaltung ist transparent und für den Anfang völlig ausreichend, um Ihren steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen. Das Finanzamt betrachtet Sie entweder als Freiberufler (wenn Ihre Tätigkeit primär unterrichtend oder erzieherisch ist) oder als Gewerbetreibenden (was wahrscheinlicher ist). In beiden Fällen ist die EÜR zu Beginn meist der richtige Weg.
Mehr Informationen zur Buchhaltung in Deutschland finden Sie hier: https://buchhaltungs-leitfaden.de/
Einnahmen und Ausgaben korrekt erfassen
Der Kern der Einnahmenüberschussrechnung liegt in der sorgfältigen und lückenlosen Dokumentation aller Einnahmen und Ausgaben. Dies ist die absolute Basis für Ihre spätere Steuererklärung.
Bei den Einnahmen ist dies noch relativ überschaubar: Hierzu zählen alle Zahlungen, die Sie von Ihren Kunden für die geführten Touren, Workshops oder eventuell verkaufte Zusatzleistungen (z.B. Leih-Equipment) erhalten. Jede gestellte Rechnung muss nachvollziehbar archiviert werden.
Vielschichtiger wird es bei den Ausgaben. Als Trekking-Guide haben Sie eine Vielzahl von abzugsfähigen Betriebsausgaben. Sie müssen detaillierte Aufzeichnungen führen und für jede einzelne Ausgabe einen Beleg (Rechnung, Quittung) aufbewahren. Ohne Beleg keine Buchung! Typische abzugsfähige Ausgaben für Trekking-Guides sind:
Ausrüstung: Alles, was Sie für die Durchführung Ihrer Touren benötigen. Das kann Kletterausrüstung, spezielle Navigationsgeräte (GPS), hochwertige Wanderstiefel, Seile, Karabiner, aber auch Erste-Hilfe-Ausrüstung sein.
Ausbildungs- und Zertifizierungskosten: Gebühren für Kurse (z.B. Lawinensicherheit, Kletter-Instruktor) und die Erneuerung von Lizenzen.
Versicherungsprämien: Eine Berufshaftpflichtversicherung ist für Trekking-Guides unerlässlich und die Kosten dafür sind voll absetzbar.
Reisekosten: Fahrten zum Startpunkt der Tour (z.B. mit dem eigenen PKW über die Kilometerpauschale), Übernachtungskosten auf mehrtägigen Touren oder Bahntickets.
Marketing und Verwaltung: Kosten für Ihre Website, das Drucken von Flyern, Visitenkarten, Telefon- und Internetkosten oder spezielle Software.
Home-Office-Kosten: Falls Sie ein anerkanntes Arbeitszimmer zu Hause haben, können Sie anteilig Miete und Nebenkosten absetzen.Eine wichtige Überlegung ist die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer). Viele Guides qualifizieren sich für die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter einer bestimmten Grenze lag (z.B. 22.000 €) und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigt, müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Das vereinfacht die Buchhaltung enorm. Informationen dazu, wie man eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer absetzen kann, sind hierbei sehr nützlich, um die Anforderungen korrekt zu erfüllen.
Wichtig zu beachten: Wenn der Trekking-Guide seine Rechnungen vor allem an Firmen wie Reiseveranstalter und nicht an den Endkunden schickt, ist die Kleinunternehmerregel meist ungünstig. Denn die geschäftlichen Partner zahlen bei Mehrwertsteuerpflicht des Guides den Rechnungsbetrag mit MwSt. und der Guide kann seine betrieblichen Einkäufe von der Mehrwertsteuer absetzen.
Beispiel: Berechne ich als Guide meinen privaten Kunden ein Tageshonorar von 200 €, brauche ich bei der Kleinunternehmerregelung keine MwSt. abführen. Bin ich mehrwertsteuerpflichtig und berechne meinen geschäftlichen Partnern (B2B) 200 €, schlage ich die MwSt. auf die Rechnung auf und diese wird vom Rechnungsempfänger bezahlt. Bis dahin kein Vorteil. Aber eigene Einkäufe kann ich im zweiten Fall von der MwSt. absetzen, bei der Kleinunternehmerregelung nicht.
Software und digitale Werkzeuge
Die Zeiten, in denen Selbstständige ihre Belege mühsam in einem Schuhkarton sammelten und am Jahresende dem Steuerberater übergaben, sind vorbei. Gerade für einen Trekking-Guide, der viel unterwegs ist, sind digitale Werkzeuge eine enorme Erleichterung.
Eine gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Viele moderne Tools bieten Smartphone-Apps, mit denen Sie Belege direkt nach dem Bezahlen abfotografieren und digital archivieren können. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass kein Beleg verloren geht oder über die Zeit unleserlich wird. Diese Software erstellt dann oft auf Knopfdruck die Einnahmenüberschussrechnung für das Finanzamt.
Die Investition in ein solches Programm amortisiert sich oft schnell durch die eingesparte Zeit und die vermiedenen Fehler. Es gibt sogar kostenlose Optionen für den Einstieg, insbesondere im Bereich der E-Rechnungen, die den digitalen Versand von Rechnungen ermöglichen. Ein nützlicher Anlaufpunkt hierfür ist: https://buchhaltungs-leitfaden.de/blog/e-rechnung-software-kostenlos.
Die Umstellung auf E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) wird ohnehin immer mehr zum Standard im Geschäftsverkehr und zeigt Professionalität gegenüber Ihren Kunden.
Wann wird es komplizierter? Doppelte Buchführung
Die einfache Einnahmenüberschussrechnung hat ihre Grenzen. Wenn Ihr Geschäft wächst, kann es sein, dass Sie zur doppelten Buchführung (auch bekannt als „doppelte Buchführung“ oder Bilanzierung) wechseln müssen. Dies ist ein deutlich komplexeres System, das nicht nur Einnahmen und Ausgaben, sondern auch Vermögenswerte und Schulden erfasst (Bilanz) und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erfordert.
Die gute Nachricht: Sie müssen diesen Wechsel nicht selbst im Auge behalten. Das Finanzamt wird Sie in der Regel schriftlich informieren, wenn Ihr Unternehmen groß genug geworden ist, um diese Methode anzuwenden. Dies geschieht typischerweise, wenn Sie bestimmte Gewinn- oder Umsatzschwellen (z.B. über 60.000 € Gewinn oder 600.000 € Umsatz) in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreiten.
Es besteht auch die Möglichkeit, jederzeit freiwillig zur doppelten Buchführung zu wechseln, was jedoch für einen Trekking-Guide selten sinnvoll ist, solange es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
Vergleich: EÜR vs. Doppelte Buchführung
Hier ist eine einfache Übersicht über die beiden Hauptmethoden der Buchhaltung:
| Merkmal | Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) | Doppelte Buchführung (Bilanzierung) |
|---|---|---|
| Methode | Einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. | Erfassung aller Geschäftsvorfälle auf Konten (Soll und Haben). |
| Ergebnis | Ermittlung des Gewinns/Verlusts. | Erstellung einer Bilanz (Vermögen/Schulden) und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). |
| Komplexität | Niedrig, für Anfänger geeignet. | Hoch, erfordert Fachwissen oder Software. |
| Zielgruppe | Freiberufler, Kleinunternehmer, Gewerbetreibende unter bestimmten Grenzen. | Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), größere Gewerbetreibende (oberhalb der Grenzen). |
| Verpflichtung | Standard für die meisten Trekking-Guides zu Beginn. | Nur bei Überschreiten der gesetzlichen Gewinn-/Umsatzgrenzen oder freiwillig. |
Professionelle Hilfe: Steuerberater und Buchhalter
Auch wenn die EÜR einfach klingt, können im Detail viele Fragen auftauchen. Was ist mit der Abschreibung von teurer Ausrüstung? Wie setze ich ein gemischt genutztes Fahrzeug korrekt ab? Spätestens wenn Ihre finanziellen Verhältnisse komplexer werden oder Sie sich einfach unsicher bei bestimmten Abzügen sind, ist die Konsultation eines professionellen Steuerberaters (Steuerberater) ratsam. Ein guter Berater kann Ihnen nicht nur bei der jährlichen Steuererklärung helfen, sondern Sie auch proaktiv bei der Optimierung Ihrer Finanzen unterstützen.
Eine Alternative, um den täglichen Aufwand zu reduzieren, ist das Einstellen eines Buchhalters (Buchhalter), oft über einen Freelancer-Marktplatz. Sie können dieser Person Ihre Belege digital übermitteln, und sie kümmert sich um die laufende Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle. Dies kostet zwar Geld, gibt Ihnen aber wertvolle Zeit zurück, die Sie stattdessen auf dem Berg – bei Ihren Kunden – verbringen können.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als Trekking-Guide ein Gewerbe anmelden?
Antwort: Ja, in den meisten Fällen schon. Die Tätigkeit als Trekking-Guide wird oft als gewerbliche Tätigkeit eingestuft. Eine Einstufung als Freiberufler (wie bei einem Lehrer oder Künstler) ist seltener, aber möglich, wenn der unterrichtende Aspekt stark überwiegt. Zur Sicherheit sollten Sie dies bei Ihrem lokalen Gewerbeamt oder der IHK klären.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Antwort: Wenn Ihre Einnahmen bestimmte Grenzen nicht überschreiten (siehe § 19 UStG), können Sie diese Regelung in Anspruch nehmen. Sie müssen dann keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf Ihren Rechnungen ausweisen. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich, bedeutet aber auch, dass Sie die Umsatzsteuer, die Sie selbst für Einkäufe zahlen (z.B. für Ausrüstung), nicht vom Finanzamt zurückfordern können (kein Vorsteuerabzug).
Wie lange muss ich meine Rechnungen und Belege aufbewahren?
Antwort: Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge beträgt in Deutschland in der Regel 10 Jahre. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Kann ich meine Wanderschuhe von der Steuer absetzen?
Antwort: Das ist eine Detailfrage. Grundsätzlich können Sie nur „typische Berufskleidung“ oder Ausrüstung absetzen, die fast ausschließlich beruflich genutzt wird. Bei Wanderschuhen oder einer Wetterjacke könnte das Finanzamt argumentieren, dass diese auch privat genutzt werden können (sogenannte „gemischte Nutzung“), was den Abzug schwierig macht. Eine spezielle Kletterausrüstung oder ein GPS-Gerät ist hingegen meist eindeutig als Betriebsausgabe anerkannt. Im Zweifel hilft hier ein Steuerberater.